Перевод штатного сотрудника в другую организацию: нюансы оформления

Статья 57 ТК РФ установила правило, гласящее, что в трудовом договоре сотрудника в обязательном порядке должны быть указаны работодатель, конкретное место выполнения обязанностей, режим работы и функция (должность). Но как быть, если один из этих параметров изменился под влиянием обстоятельств? Возможен ли перевод сотрудника в другую организацию, на новую должность или смена условий выполнения обязанностей? На рынке выживает та компания, которая гибко меняется, трансформируется, а значит, подобные проблемы у работодателей и сотрудников будут возникать с завидной регулярностью.

Ответам на эти вопросы с учётом всех нюансов текущей ситуации в России и будет посвящена данная статья.

Перевод сотрудника

Трудовой Кодекс не допускает вольностей со стороны работодателя: нельзя произвольно изменять условия трудовых договоров, а уж тем более ухудшать их. Но при необходимости перевести сотрудника существует алгоритм законного внесения новых условий работы наёмного персонала в документы. Для этого нужно особенно тщательно соблюдать все нюансы порядка перевода сотрудника, не допуская конфликта между работодателем и работником.

Вариантов переводов несколько:

• внутри одной организации на другую должность, график, условия;
• в иное юрлицо;
• постоянно или временно.

Каждый из них имеет свои особенности. Но общее правило едино: все изменения в трудовые договоры (ТД) вносятся только по соглашению сторон. Принуждение наёмного персонала к нежелательным для него переменам недопустимо и достаточно сурово карается штрафами как по отношению к самой организации, так и лично к руководителям и кадровикам, нарушающим закон. Принудительный перевод возможен только в нескольких случаях, которые будут рассмотрены в отдельной главе этой статьи.

Российская судебная практика показывает, что при выдвижении исков о принудительном переводе в большинстве случаев решение принимается в пользу наёмных сотрудников. Любой перевод должен быть оформлен дополнительным соглашением, подписанным работодателем и сотрудником добровольно.

Все нюансы процедуры с учётом различных оснований для перевода работника рассмотрены в главе 12 ТК РФ.

Постоянный перевод

Постоянным переводом считаются:

• изменение названия должности;
• перевод внутри организации (в другой отдел, цех и т.д.);
• существенные редакции функции (обязанностей);
• перенос места работы на другой адрес.

Так как ТК РФ не требует указывать в трудовом договоре структурное подразделение, то работодателю лучше не усложнять себе жизнь и не прописывать в документе название конкретного отдела, цеха и т.д. Тогда это можно будет регулировать простым приказом. Допустим, водитель по той же должности переводится из администрации в отдел доставки. Трудовая функция не изменилась, адрес работы тоже. Поэтому в данной ситуации для перевода сотрудника в другое подразделение можно просто отдать распоряжение о том, что место «приписки» меняется. То же касается другого станка, оборудования и т.д. А вот название должности или адрес места работы так поменять уже не получится – это непреложные условия ТД.

Возможен даже внутренний перевод сотрудника в другой город (допустим, у фирмы там филиал) с согласия работника. Но в этом случае компания обязуется оказать человеку и его семье финансовую и организационную помощь по релокации.

Если в рамках той же должности планируются существенные перемены в обязанностях – это тоже потребует согласия работника. При этом необходимо предложить ему подписать допсоглашение (ДС) к ТД или новые должностные инструкции.

Временный перевод

Временный перевод возможен в двух вариантах: с согласия работника и без него.

По соглашению сторон сотрудника можно перевести на другую должность или на иное место работы на определённый срок. Это может быть связано с замещением отсутствующего работника или производственной необходимостью. Допустим, в период большого количества заказов часть водителей временно отдаются в помощь отделу доставки в качестве курьеров. Это возможно только с их согласия. Для этого необходимо получить заявление от сотрудников на перевод, оформить ДС и приказ.

Формулировки могут быть следующими:

• «перевести на срок с… по…»;
• «перевести на время отсутствия …»;
• «перевести до особого распоряжения».

Если был указан срок (допустим, декретный отпуск постоянного сотрудника или его болезнь), он прошёл, а ни одна из сторон письменно не заявила о возврате на прежнее место, то перевод становится постоянным.

Принудительно (без согласия) сотрудника можно перевести на другую должность, место работы или на иные виды деятельности на срок до одного месяца в случае вынужденного простоя, необходимости спасать имущество или устранять техногенную катастрофу. Допустим, в филиале компании в том же городе после взлома «полетели» сервера и компьютеры. Вполне возможно на месяц отправить туда всех программистов, сисадминов из центрального офиса простым приказом с указанием одной из вышеперечисленных причин.

Необходимо учитывать:

1. Сроки принудительного перевода сотрудника не должны превышать 1 месяца (но есть хитрость: вернуть на день обратно и снова послать на месяц).
2. Оплата труда не может быть ниже прежней.
3. Квалификация должна соответствовать должности работника.
4. Условия труда на месте временного перевода сотрудника должны соответствовать возможностям их здоровья.

Если планируется, что сотрудник будет выполнять функции ниже его должности по постоянному трудовому договору, то на это требуется его непосредственное согласие. Допустим, офис компании затопило. Использовать простаивающих бухгалтеров и секретаря в качестве уборщиц можно, но на добровольной основе. Для этого нужно заявление сотрудников на временный перевод.

Вариантом временного перевода часто становится случай, когда сотрудника хотят «попробовать» в более высокой должности, но сомневаются. В этой ситуации с письменного заявления сотрудника его можно временно повысить со статусом «исполняющего обязанности» на срок до 1 года. Если он не справится, то в конце срока делается письменное уведомление о возврате на прежнюю позицию. Если работодатель этого шага не предпринял, повышение становится постоянным.

Перевод сотрудника на другую должность

Если возникла необходимость перевести работника на другую должность, то за два месяца работодатель должен в письменной форме уведомить его о планирующемся изменении.

Письменное предложение о переводе на другую должность

В этом документе должны быть указаны причины изменения, сроки и сделаны предложения по тем должностям, на которые может быть переведён работник с учётом его квалификации. Например, в организации ликвидируется библиотека, но сотрудника, имеющего профессиональное образование, готовы перевести с должности библиотекаря на место делопроизводителя (вакантное или создаваемое вновь). Соответственно, причина изменения – реорганизация структуры, предлагаемая должность – делопроизводитель.

Такой же порядок действует, если меняется место осуществления трудовой функции. Допустим, офис переезжает в новое здание в пределах населённого пункта. Также за два месяца нужно предупредить об этом сотрудников и получить их согласие.

Уведомление должно быть вручено в письменном виде под подпись работника. Если он отказывается его принять, то об этом нужно составить акт, а само уведомление выслать по почте заказным письмом с вручением. Это важно, чтобы пошёл отсчёт времени.

Сотрудник в течение трёх рабочих дней даёт письменный ответ. Существует несколько вариантов:

1. непосредственно на уведомлении написать: «Уведомление получено. С переводом согласен»;
2. отказаться от перевода;
3. обратиться к руководству со служебной запиской и изложить в ней свои предложения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Если сотрудник согласен с переводом, то он пишет заявление. Ответственный за кадровое делопроизводство готовит допсоглашение. В обязательном порядке в нём нужно указать:

• что именно изменилось (только название должности или место работы, обязанности, график и т.д.);
• с какой даты (обычно она не совпадает с датой подписания, так как согласование идёт заранее);
• постоянно или временно.

ДС регистрируется, подписывается работником и работодателем. Сотрудник должен получить свой экземпляр и расписаться об этом на документе работодателя.

Приказ о переводе сотрудника

Далее издаётся приказ о переводе. В качестве его основания указывается уже подписанное дополнительное соглашение. Сотрудника знакомят с приказом под подпись, один экземпляр подшивают в его личное дело. При желании работник может попросить себе копию.

Если в ДС был указан конечный срок перевода сотрудника внутри организации или условие перевода, то потом также надо издать приказ о возвращении на старое место. Об этом нужно предупредить за три дня. Допустим, тот, кого замещали, выздоровел, и в связи с этим работник может вернуться на свою прежнюю должность.

Запись в трудовую книжку сотрудника

Если должность изменяется на постоянной основе, то об этом делается запись в трудовой книжке на основании изданного приказа. Временные переводы на другую должность отображаются в ней по желанию самого работника.

Перевод в другое подразделение или на иной адрес отображать в трудовой книжке не нужно. Хотя закон не требует, но в большинстве случаев кадровики практикуют ознакомление сотрудников со сделанными записями. С 2020 года ведение трудовых книжек возможно и только в электронном виде.

Перевод сотрудника в другую организацию

Такая ситуация весьма распространена в нынешних условиях. Дело в том, что у учредителей может быть несколько (или даже множество) ЮЛ и ИП. Одни из них могут ликвидироваться, другие – создаваться, сливаться, продаваться друг другу.

Чаще всего «корни» преобразований у частников связаны с налогами или разными видами деятельности. Государственные и муниципальные конторы нередко преобразуются из-за изменений закона или политики властей.

Фактически работодатель остаётся тот же самый, для сотрудников может вообще ничего не измениться – где работали, там и продолжают. Но поскольку указание на работодателя является непреложным, то даже перемена одной буквы в названии (ООО «Премиум-Н» вместо ООО «Премиум» или НЧОУ вместо НОУ) уже требует их информированного согласия.

Письменное предложение о переводе в другую организацию

Уведомление вручается сотруднику за 2 месяца. Он может согласиться или отказаться.

Если речь идёт о реорганизации путём присоединения, преобразования или раздробления структур (это часто бывает у государственных и муниципальных служб), то предложение о переходе делает учредитель – например, администрация города либо министерство. Хотя такое «перемещение» чаще всего формальное, тем не менее уведомить сотрудников и получить их информированное согласие необходимо. Если возражений нет, то сотрудники пишут заявление о переводе.

У частников процедура перевода работника в другую организацию может быть чуть сложнее. Допустим, чтобы сохранить упрощённый характер налогообложения или открыть новое направление деятельности, владелец ООО «Ромашка» решил оформить ИП на имя своей супруги и перевести туда часть сотрудников. Тут нет одного учредителя. Работников чаще всего такая ситуация может напугать.

У работодателя два пути. Первый – уволить их, а затем отдельно принимать в новую фирму. Но так как сотрудники могут нервничать и бояться за своё место, то для предотвращения трудового конфликта им можно предложить перевод. В этом случае пишется два уведомления: от ООО «Ромашка» с предложением о переводе и от ИП с подтверждением готовности принять.

Если сотрудников «старой закалки» будет пугать новая запись в трудовой как угроза их репутации, то заинтересованный работодатель может выдать им информационное письмо произвольной формы о том, что человек работал на одном месте, а записи в трудовую книжку об увольнении и приёме имели чисто организационный характер.

В любом случае принцип неизменен: один трудовой договор расторгается, а другой заключается вновь. То есть должно состояться увольнение по согласованию сторон или по добровольному заявлению работника.

Случай из практики: работодатель являлся учредителем шести юридических лиц. Его кадровик периодически практиковала «переброс» сотрудников без их ведома из фирмы в фирму, чтобы остаться в рамках УСН. Мотивировала она это тем, что «хозяин один, и для них ничего не меняется». После жалобы одного сотрудника и проверки документов по всем случаям переводов работников без их согласия совокупные штрафы на ЮЛ приблизились к миллиону.

Без увольнения, перевода или дополнительного соглашения можно обойтись только в том случае, если организация просто сменила наименование. Название работодателя, хоть и обязательно для трудового договора, но не является условием работы, поэтому может быть поменяно. По сути, тут нет факта перевода, потому что это одно юрлицо. Правомерность этого подтверждается судебной практикой по таким случаям. Но письменно уведомить сотрудников всё равно нужно. В трудовой книжке будет сделана запись, что работодатель переименовался (чтобы объяснить, почему при увольнении стоит печать с названием, отличающимся от приёма).

Инициатором перевода к другому работодателю может быть и сам работник. Допустим, к заявлению об увольнении путём перевода он прилагает приглашение от другой компании, ссылаясь на п. 5 статьи 77 ТК РФ, чтобы не отрабатывать 14 дней, либо переходит на выборную должность, госслужбу и т.д.

Приказ о переводе сотрудника

Напрямую приказ о переводе может быть только в случаях реорганизации и присоединении. В остальных ситуациях речь идёт об увольнении путём перевода.

Сотрудник пишет заявление об увольнении, трудовой договор расторгается, и издаётся приказ об увольнении путём перевода.

Заключение нового трудового договора

В новой организации издают приказ о приёме и заключают трудовой договор. Формально он не имеет никакого отношения к предыдущему. Его условия могут быть иными, главное – чтобы сотрудник был с ними согласен и подписал документ.

Запись в трудовую книжку сотрудника

Соответственно и записей в трудовой книжке будет две. Сначала указывается увольнение путём перевода из первой организации, что заверяется подписью уполномоченного лица и печатью ЮЛ. Работник расписывается в книге движения, что трудовую книжку на руки получил. Затем в новой организации на основании приказа о приёме трудовая берётся на хранение, и в ней производится запись о трудоустройстве.

Перевод без согласия сотрудника

Как уже указывалось, на изменение условий трудового договора нужно письменное информированное согласие сотрудника. Из этого правила есть всего лишь несколько исключений.

В каких случаях для перевода не требуется согласие сотрудника?

Временный (до месяца) принудительный перевод работника на другую работу без его согласия возможен, если:

• произошла техногенная катастрофа, авария, стихийное бедствие, глобальная угроза жизни и здоровью;
• возник простой по экономическим, техническим или организационным причинам (но в рамках компетенции специалиста и с учётом здоровья человека);
• сотрудник необходим для предотвращения уничтожения или порчи имущества предприятия либо для замены временно отсутствующего работника по чрезвычайным обстоятельствам.

В остальных ситуациях принудительный перевод работника будет считаться незаконным.

Постоянный перевод без согласия работника производится по медицинским показаниям. Если по заключению медкомиссии сотрудник утратил возможность выполнять свои прежние функции, то наниматель отстраняет его от работы без оплаты. Затем ему предлагают места для перемещения, в том числе это могут быть и должности с более низкой оплатой. При таком раскладе один месяц за работником сохраняется старый размер заработка, а потом ему начинают платить по-новому. Если следует отказ работника от перевода (то есть он не пишет заявление добровольно), то статья 73 ТК РФ предусматривает его увольнение.

Отказаться от перевода также не могут военные, полицейские и другие государственные служащие, для которых действуют иные нормы права, отличные от трудовых. В этом случае у них отсутствует трудовой договор.

Что делать, если сотрудник отказывается от перевода?

У работодателя два варианта: оставить сотрудника на прежнем месте на тех же условиях либо увольнять. Свои риски и интересы каждый наниматель взвешивает самостоятельно.

Если в работнике заинтересованы – имеет смысл идти на переговоры и компромиссы. Если нет желания и возможности, то после письменного отказа от перевода следует увольнение. В качестве основания указывается тот пункт статьи 77, который соответствует виду переводов работников.

Возможные варианты отказа сотрудника от перевода:

• из-за нежелания работать на нового собственника или учредителя – п. 6 ст. 77;
• из-за несогласия с изменением условий трудового договора (перевод на другую работу, должность, адрес и т.д.) – п. 7;
• отказ от перевода по медицинскому заключению – п. 8;
• отказ от перемещения в другую местность – п. 9.

В ответ на отказ от перевода работодатель письменно уведомляет сотрудника об увольнении и предлагает подойти для оформления документов. При этом датой увольнения будет та, которую указывали в уведомлении (например, за два месяца предлагали перевод на новую должность с 1 августа).

Статья 178 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя, помимо полного расчёта, выплатить выходное пособие в размере среднего заработка за две недели.

Перемещение сотрудников на период пандемии

Новым словом в практике регулирования трудовых отношений стала ситуация с пандемией в 2020 году. Поэтому при изменении условий трудового договора нужно руководствоваться не только ТК РФ, но и разъяснениями и рекомендациями на официальном сайте Минтруда.

Перевод на дистанционную работу из-за коронавируса

Чтобы оформить перевод сотрудников на дистанционную работу из-за коронавируса, необходимо заключить с ними дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором сослаться на ситуацию пандемии и указать дату, с которой сотрудники работают на удалёнке. Возможны два варианта: на конкретный срок, а потом продлять новым допсоглашением либо с указанием «до особого распоряжения». При окончании периода изоляции работников уведомляют, что с определённой даты они должны вернуться на свои места.

Перевод на неполный рабочий день из-за коронавируса

По статье 74 ТК РФ для предотвращения массовой безработицы в исключительных случаях может вводиться режим неполного дня или неполной недели. Это возможно сделать на срок до 6 месяцев при обязательном согласии профсоюза. Коронавирус как причина перевода на неполный рабочий день с согласия профсоюза тоже может быть рассмотрен.

Если работник отказывается работать в таком режиме, то его увольняют с выплатой компенсации.

Снижение заработной платы в период пандемии

Власти неоднократно подчёркивали, что в связи с чрезвычайностью ситуации за работником должны быть сохранены те размеры оплаты труда, которые указаны в трудовом договоре. Уменьшать их незаконно.

Но если оплата труда состояла из фиксированной части и премий, доплат, компенсаций на усмотрение работодателя, которые не гарантированы трудовым договором, то работник в ряде случаев может рассчитывать на оклад. Также не могут претендовать на среднюю зарплату те, кто соглашался работать без трудового договора.

Совершенно другой ситуацией является перевод работников на карантин. Если конкретное предприятие закрывается из-за угрозы заражения, то сотрудники вправе оформить больничные листы.

Заключение

В большинстве случаев перевод как факт изменения условий осуществления трудовых функций возможен только с согласия работника. Перемена должности, места, организационной основы (например, уход на удалёнку), содержания работы требует информированного добровольного согласия наёмного персонала. Исключений всего несколько, и они исчерпывающе указаны в ТК РФ.

При несогласии работника изменять что-либо в условиях трудового договора работодатель может или смириться с этим, оставив всё по-прежнему, или уволить сотрудника с выплатой выходного пособия.

В любом случае главное – знать, как правильно оформить перевод сотрудника или расторжение трудовых отношений. Нарушения чреваты существенными штрафными санкциями и восстановлением работников по решению суда.